Nowelizacja przepisów w Kodeksie pracy zrewolucjonizowała podejście firm do zatrudniania na odległość. Praca zdalna to nie tylko przywilej, ale standard, który wymaga spełnienia szeregu formalności. Pracodawca i pracownik mogą uzgodnić model zdalny zarówno na etapie podpisywania umowy, jak i już w trakcie trwania stosunku pracy.
W uzgodnieniu określa się przede wszystkim miejsce świadczenia pracy, jej charakter (pełny lub tylko w wybrane dni), a także reguły telepracy hybrydowej. Coraz częściej w ramach umów – a czasem regulaminów firmowych – opisuje się także zasady BHP oraz ochrony danych osobowych podczas wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy.
Rodzaje umów dla pracowników zdalnych
Umowa o pracę zdalną powinna zawierać jasne zapisy dotyczące:
- wybranego miejsca świadczenia pracy,
- trybu komunikacji,
- zasad pokrywania kosztów pracy,
- zakresu kontroli wykonywania obowiązków zdalnie,
- polityki instalacji, inwentaryzacji i serwisowania sprzętu,
- reguł BHP oraz ochrony danych.
Możliwa jest formuła pracy zdalnej całkowitej, hybrydowej, okresowej lub tzw. okazjonalnej – do 24 dni w roku na wniosek pracownika. W praktyce firmy wybierają tę ostatnią, aby zachować elastyczność zarządzania zespołem.
Dla pracodawców o mniejszej skali działania, indywidualne umowy z pracownikami zdalnymi są prostszą, ale równie skuteczną alternatywą wobec tworzenia osobnych regulaminów.
Koszty pracy zdalnej – rozliczanie i rekompensaty
Odpowiedzi na pytanie „czy i jak zwracać koszty pracy zdalnej?” szukają wszyscy – od właścicieli start-upów po księgowych w korporacjach. Najczęściej wybieranym rozwiązaniem jest ryczałt, obejmujący typowe wydatki, takie jak zużycie prądu czy dostęp do internetu.
Firmy prywatne najczęściej ustalają te stawki wewnętrznie – spotyka się kwoty od 45 do 100 zł miesięcznie, a w sektorze publicznym od 20 do 70 zł na miesiąc. Co ważne, prawidłowo wypłacany ryczałt (lub ekwiwalent) nie rodzi obowiązku płacenia składek ZUS ani podatku dochodowego – jest wyłączony z podstawy wymiaru składek oraz opodatkowania.
Kluczowe, by wysokość ryczałtu nie była zawyżona i nie rekompensowała innych świadczeń, ponieważ wtedy organy kontrolne mogą ją zakwestionować.
Składki ZUS i obowiązki wobec ubezpieczeń społecznych
Dla pracowników zdalnych zatrudnionych w Polsce, niezależnie od miejsca zamieszkania, składki ZUS odprowadza zazwyczaj pracodawca. Sytuacja komplikuje się, gdy zatrudnienie następuje w firmie zagranicznej – wówczas może wystąpić obowiązek rejestracji pracodawcy w polskim ZUS, a nawet uzyskania polskiego numeru NIP. Zdarza się, że strony umowy przerzucają na pracownika obowiązek samodzielnego rozliczania składek – również jest to prawnie dopuszczalne w określonych przypadkach.
Co istotne, miejsce faktycznego wykonywania pracy przesądza o podleganiu pod system ubezpieczeń społecznych danego kraju. Zatem nawet jeśli pracujesz z Polski dla zagranicznej spółki, możesz podlegać pod polski ZUS.
Praca zdalna za granicą – podatki i ubezpieczenia
Coraz więcej firm pozwala swoim pracownikom pracować z różnych krajów. Od lipca 2023 r. obowiązują nowe unijne zasady, które umożliwiają zachowanie ubezpieczenia w Polsce nawet przy 49% zdalnej pracy poza granicami kraju (wcześniej było to 25%). Jeżeli jednak przekroczysz ten limit, podlegasz pod system ubezpieczeń państwa, z którego rzeczywiście wykonujesz pracę.
Niezwykle ważnym pojęciem stała się rezydencja podatkowa, która decyduje, gdzie i na jakich zasadach płacone są podatki. Pracownik, który większość czasu przebywa za granicą, może być zobowiązany do rozliczania się z fiskusem w nowym kraju zamieszkania. Warto pamiętać o licznych umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania, które Polska zawarła z innymi państwami.
Obowiązki księgowe i kontrola pracy zdalnej
Rozliczanie pracowników zdalnych to nie tylko przelewy i ewidencja: po stronie pracodawcy pojawia się konieczność wdrożenia procedur ochrony danych, okresowych szkoleń, a także kontroli BHP na odległość oraz zasad korzystania z powierzonego sprzętu.
Przepisy przewidują uprawnienie kontrolne po stronie pracodawcy – możliwe jest dokonywanie wizyt w miejscu świadczenia pracy, jeśli zostało to wcześniej przewidziane w umowie czy regulaminach. Kontrola dotyczy wykonywania pracy, zachowania standardów bezpieczeństwa i ochrony danych, a jej zakres i formę powinno się ustalić z pracownikiem.
Księgowe aspekty rozliczeń
Kwestie księgowe są obecnie jednym z największych wyzwań dla przedsiębiorców stosujących model pracy zdalnej. Rozliczenie ryczałtów i ekwiwalentów wymaga odpowiednich zapisów w dokumentacji płacowej, a także przekazania stosownych informacji do działu kadr i księgowości.
W przypadku dochodów uzyskiwanych z pracy zdalnej, obowiązują takie same zasady wyliczania kosztów uzyskania przychodu jak dla pracowników stacjonarnych. Aktualnie kwota ta wynosi 300 zł miesięcznie dla tych, którzy świadczą pracę na rzecz pracodawcy poza miejscem zamieszkania.
Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
Nie każda firma potrzebuje rozbudowanych wewnętrznych regulaminów – często wystarczy dobrze skonstruowana umowa z elementami pracy zdalnej. Niezbędne jest uwzględnienie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO), zabezpieczeń sprzętu, procedur zgłaszania wypadków oraz jasnych reguł rozliczania kosztów.
Nowoczesne narzędzia IT mogą ułatwić zarówno rozliczanie czasu pracy, jak i zarządzanie kosztami oraz sprawowanie kontroli nad sposobem wykonywania powierzonych obowiązków przez pracownika zdalnego.
