Odpowiedź na pytanie, czy po szkoleniu trzeba wracać do pracy, zależy od trzech rzeczy: czy szkolenie odbyło się w godzinach pracy, czy istnieje umowa lub polecenie pracodawcy precyzujące zasady, i jakiego rodzaju jest to szkolenie. Kodeks pracy rozróżnia kilka kategorii szkoleń, które rządzą się różnymi regułami.
Szkolenie w godzinach pracy – to jest czas pracy
Jeśli pracodawca kieruje pracownika na szkolenie w dniach i godzinach pracy, czas uczestnictwa w szkoleniu jest czasem pracy w rozumieniu art. 128 KP. Pracownik jest wówczas do dyspozycji pracodawcy – tyle że w miejscu wskazanym przez pracodawcę, a nie w biurze.
Konsekwencja praktyczna: jeśli szkolenie trwa 4 godziny rano i kończy się o 13:00, a pracownik pracuje do 17:00 – pozostałe 4 godziny nadal są jego czasem pracy. Co z nimi robić, zależy od ustaleń z pracodawcą: wróci do biura, będzie pracować zdalnie lub pracodawca poleci mu zakończyć pracę na wcześniej. Bez wyraźnego polecenia lub pisemnych ustaleń – pracownik powinien wrócić do pracy lub zapytać przełożonego.
Nie ma przepisu, który automatycznie zwalnia pracownika z reszty dnia po szkoleniu. Jeśli pracodawca chce dać pracownikowi wolne po szkoleniu, powinien to wyraźnie zakomunikować.
Szkolenia BHP – szczególna kategoria
Szkolenia z bezpieczeństwa i higieny pracy (wstępne i okresowe) mają odrębną podstawę prawną – art. 2373 § 3 Kodeksu pracy: „szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy”. To przepis bezwzględnie obowiązujący – pracodawca nie może organizować szkoleń BHP poza godzinami pracy ani wymagać od pracownika uczestnictwa w nich w czasie wolnym.
Po szkoleniu BHP, jeśli zakończyło się przed końcem dnia pracy, pracownik jest w takiej samej sytuacji jak przy każdym innym szkoleniu w godzinach pracy: powinien wrócić do pracy lub uzyskać zgodę pracodawcy na wcześniejsze zakończenie dnia.
Szkolenia poza godzinami pracy – nadgodziny i rekompensata
Jeśli pracodawca kieruje pracownika na szkolenie odbywające się poza jego standardowymi godzinami pracy (wieczór, weekend), sytuacja jest bardziej złożona.
Dział IX KP (art. 1031-1036) regulujący podnoszenie kwalifikacji zawodowych nie kwalifikuje automatycznie każdego szkolenia wieczornego jako nadgodzin. Jednak jeśli szkolenie odbywa się z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą i wykracza poza normę czasu pracy, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas szkolenia lub rekompensata w postaci czasu wolnego – na zasadach ogólnych dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych (art. 151 i n. KP).
Inaczej jest przy szkoleniach, w które pracownik się angażuje z własnej inicjatywy i za zgodą pracodawcy (np. studia podyplomowe po godzinach) – tutaj pracodawca może przyznać urlop szkoleniowy i zwolnienie z części dnia pracy (art. 1031 § 2 KP), ale nie ma obowiązku płacenia za każdą godzinę szkolenia.
Szkolenie wyjazdowe – podróż służbowa i powrót
Kiedy szkolenie odbywa się poza miejscem zamieszkania lub pracy (konferencja, kurs wyjazdowy), podróż do i z miejsca szkolenia może stanowić podróż służbową. Czas dojazdu i powrotu z podróży służbowej nie jest co prawda automatycznie czasem pracy w każdym przypadku, ale jeśli podróż odbywa się w godzinach, w których pracownik normalnie pracuje, wlicza się do czasu pracy.
Przykład: szkolenie wyjazdowe kończy się w piątek o 15:00 w Krakowie. Pracownik wraca do Warszawy i przyjeżdża o 18:00. Normalny czas jego pracy kończy się o 17:00. Czas podróży do 17:00 wlicza się do czasu pracy; po 17:00 – zależy od okoliczności i ustaleń z pracodawcą.
Pracodawca powinien przed szkoleniem wyjazdowym jasno określić: czy pracownik ma wracać do biura po powrocie, czy szkolenie z powrotem oznacza koniec dnia pracy.
Umowa szkoleniowa (lojalnościowa) – kiedy jest zawierana i co z niej wynika
Jeśli pracodawca pokrywa koszty szkolenia – opłatę za kurs, przejazd, hotel, materiały – może zawrzeć z pracownikiem umowę szkoleniową na podstawie art. 1035 KP. Umowa ta:
- musi być zawarta na piśmie,
- może zobowiązywać pracownika do pozostania w zatrudnieniu przez określony czas po zakończeniu szkolenia – maksymalnie 3 lata,
- może przewidywać obowiązek zwrotu kosztów szkolenia w razie rozwiązania umowy o pracę przez pracownika lub przez pracodawcę z winy pracownika, przed upływem ustalonego okresu.
Zwrot kosztów jest proporcjonalny do czasu, jaki upłynął od ukończenia szkolenia – im więcej czasu minęło, tym mniejsza kwota do zwrotu. Przykład: umowa zobowiązuje do 2 lat lojalności po szkoleniu kosztującym 10 000 zł. Pracownik odchodzi po roku – zwraca 50% poniesionych przez pracodawcę kosztów, czyli 5 000 zł.
Uwaga: obowiązek zwrotu kosztów dotyczy tylko szkoleń finansowanych przez pracodawcę. Jeśli pracownik szkolił się na własny koszt – umowa lojalnościowa nie ma podstaw do egzekwowania zwrotu.
Kiedy pracownik może odmówić powrotu do pracy po szkoleniu
Pracownik może nie wracać do biura po szkoleniu, jeśli:
- pracodawca wyraźnie zwolnił go z reszty dnia pracy (poleceniem ustnym lub pisemnym, mailem, wpisem w systemie kadrowym),
- regulamin pracy lub wewnętrzna polityka szkoleniowa firmy przewiduje zwolnienie z pracy w dniu szkolenia,
- czas szkolenia wyczerpał dobową normę czasu pracy (np. szkolenie całodniowe 8 godzin przy 8-godzinnym dniu pracy),
- szkolenie odbyło się poza godzinami pracy i pracodawca wyraził zgodę na późniejsze rozpoczęcie następnego dnia (w ramach ruchomego czasu pracy lub telepracy).
Samo „zmęczenie” szkoleniem nie jest przewidzianą przez przepisy podstawą do wcześniejszego zakończenia dnia pracy. Warto porozmawiać z przełożonym, jeśli szkolenie było intensywne – ale decyzja należy do pracodawcy.
Obowiązki pracodawcy przy szkoleniach
Art. 1031 § 2 KP nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą:
- urlopu szkoleniowego (6 dni na egzaminy eksternistyczne, maturalne, potwierdzające kwalifikacje zawodowe; 21 dni w ostatnim roku studiów wyższych),
- zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny do uczestnictwa w zajęciach.
Zwolnienie to jest płatne – za czas zwolnienia pracownikowi przysługuje wynagrodzenie obliczane jak wynagrodzenie za urlop.
FAQ
Czy szkolenie liczy się do czasu pracy? Tak, jeśli odbywa się z polecenia pracodawcy lub za jego zgodą i w godzinach pracy. Czas szkolenia BHP zawsze jest czasem pracy (art. 2373 § 3 KP) – niezależnie od pory dnia.
Szkolenie skończyło się o 13:00, a pracuję do 17:00 – czy muszę wracać? Co do zasady tak – pozostałe 4 godziny to nadal Twój czas pracy. Chyba że pracodawca wyraźnie zwolnił Cię z pozostałej części dnia. Jeśli nie ma takiej informacji – zapytaj przełożonego przed wyjazdem ze szkolenia.
Czy za szkolenie w sobotę należy się dodatkowy dzień wolny? Jeśli szkolenie odbyło się w sobotę z polecenia pracodawcy i sobota jest dniem pracy przekraczającym tygodniową normę czasu pracy – tak, przysługuje dzień wolny lub wynagrodzenie za nadgodziny na zasadach art. 151 i n. KP.
Co grozi za odejście z pracy bez powrotu po szkoleniu? Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy może być podstawą do nałożenia kary porządkowej (upomnienie, nagana – art. 108 KP), a przy powtarzaniu się – do wypowiedzenia umowy. Jeśli nieobecność jest rażąca (np. pracownik celowo unika pracy korzystając ze szkoleń jako pretekstu), pracodawca może rozważyć nawet rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 KP).
Czy pracodawca może wymagać zwrotu kosztów szkolenia, jeśli odejdę? Tylko jeśli podpisałeś umowę szkoleniową (lojalnościową) zgodną z art. 1035 KP, która wprost przewiduje obowiązek zwrotu i przez określony czas. Bez pisemnej umowy – pracodawca nie może żądać zwrotu kosztów szkolenia.
Czy urlop szkoleniowy to to samo co zwolnienie z pracy na szkolenie? Nie. Urlop szkoleniowy (art. 1031 § 2 KP) to dni wolne od pracy na egzaminy i ostatni rok studiów. Zwolnienie z całości lub części dnia pracy na szkolenie to odrębne uprawnienie – na czas trwania zajęć, w dniu kiedy szkolenie się odbywa.
