Model hybrydowy zmienił sposób wykorzystania przestrzeni biurowej. Liczba zatrudnionych coraz rzadziej odpowiada liczbie osób, które każdego dnia pracują stacjonarnie. Kawa w biurze również wymaga więc innego podejścia – opartego na rzeczywistej frekwencji, rytmie pracy zespołu i sposobie korzystania ze wspólnych przestrzeni.
Jeszcze kilka lat temu podstawą do zaplanowania zaplecza kawowego mogła być liczba stanowisk pracy. Jeżeli firma zatrudniała sto osób, można było założyć, że większość z nich będzie korzystać z biura przez pięć dni w tygodniu. Upowszechnienie pracy hybrydowej osłabiło tę zależność.
Dzisiaj stuosobowy zespół może oznaczać trzydzieści osób obecnych w poniedziałek i osiemdziesiąt w środę. Do tego dochodzą spotkania całych działów, szkolenia, wizyty klientów i wydarzenia wewnętrzne. Zapotrzebowanie na kawę zmienia się więc nie tylko pomiędzy kolejnymi dniami, ale także w ciągu jednego dnia pracy.
Wspólne przestrzenie przejęły nowe funkcje
Zmiana modelu pracy wpłynęła również na sposób projektowania samych biur. Część zadań wymagających indywidualnego skupienia pracownicy wykonują poza siedzibą firmy, natomiast dni stacjonarne częściej wykorzystują na spotkania, współpracę projektową i wymianę informacji.
W rezultacie rośnie znaczenie przestrzeni wspólnych: sal spotkań, stref nieformalnej pracy, kuchni oraz miejsc przeznaczonych na krótkie przerwy. System kawowy staje się częścią infrastruktury obsługującej te przestrzenie. Kolejka przy zbyt mało wydajnym urządzeniu albo konieczność częstego uzupełniania produktów stają się szczególnie widoczne właśnie w dniach największej frekwencji.
Rozwiązanie powinno odpowiadać również na zmienność
Hybrydowy model pracy utrudnia określenie jednego „typowego dnia”, dlatego analiza średniego zużycia może nie wystarczyć. Urządzenie powinno radzić sobie z okresowym wzrostem obciążenia, ale jednocześnie pozostawać ekonomicznie uzasadnione w spokojniejszych dniach.
Dobrym punktem wyjścia jest obserwacja kilku kolejnych tygodni. Pozwala ona wychwycić powtarzające się schematy: dni największej obecności zespołu, poranne godziny szczytu, wzrost zużycia podczas spotkań czy różnice pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami firmy.
Na tej podstawie można dobrać nie tylko wydajność ekspresu, ale również sposób uzupełniania zapasów i organizację strefy kawowej. W większym biurze lepszym rozwiązaniem mogą okazać się dwa urządzenia rozmieszczone w różnych częściach przestrzeni niż jeden bardzo wydajny ekspres, do którego pracownicy muszą przechodzić z kilku pięter.
System kawowy może zmieniać się razem z biurem
Organizacje nadal modyfikują proporcje pomiędzy pracą zdalną i stacjonarną, dlatego rozwiązanie dobrane kilka lat temu nie musi odpowiadać obecnemu sposobowi wykorzystania siedziby. Tchibo Coffee Service przygotowuje rozwiązania dla biur różnej wielkości, uwzględniające zarówno urządzenia, jak i kawę oraz obsługę związaną z ich codziennym funkcjonowaniem.
