Polski ekosystem przedsiębiorczości przeszedł w ostatnich latach cyfrową rewolucję – dziś rejestracja firmy zajmuje kilkadziesiąt minut, a większość formalności załatwia się online. Poniższy, wyczerpujący poradnik prowadzi początkującego przedsiębiorcę od pomysłu do pierwszej faktury, zgodnie z najświeższymi wymogami prawnymi i podatkowymi.
Co się zmieniło w 2025?
Cyfrowy profil zaufany oraz obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dla nowo rejestrowanych firm obowiązują od 1 stycznia 2025 r. Limit przychodów działalności nierejestrowanej wzrósł do 3,499.50 zł miesięcznie. Pełne składki ZUS to 1,646.47 zł (+ składka zdrowotna) lub 1,773.96 zł z chorobowym. Limit zwolnienia z VAT pozostaje na poziomie 200,000 zł do 31 grudnia 2025, ale Sejm uchwalił podwyżkę do 240,000 zł od 2026 r.
Przegląd form prawnych działalności
| Forma | Minimalny kapitał | Rejestr | Odpowiedzialność właściciela | Składki ZUS | CIT/PIT | Opłaty rejestracyjne |
| JDG | 0,00 zł | CEIDG | Całym majątkiem | Tak | PIT (skala/liniowy/ryczałt) | 0,00 zł |
| Spółka cywilna | 0,00 zł | CEIDG | Solidarna wspólników | Tak (każdy wspólnik) | PIT wspólników | 0 zł |
| Sp. z o.o. (S24) | 5,00 zł | KRS | Do wkładu | Tylko zarząd (zdrowotna) | CIT 9%/19% + dywidenda 19% | 350,00 zł |
| PSA | 1,00 zł | KRS | Do wkładu | Zarząd – zdrowotna | CIT jak sp. z o.o. | 350,00 zł |
Krok 1: przygotowania wstępne
- Nazwa i domena – warto sprawdzić dostępność w GUS oraz UPRP, aby uniknąć kolizji znaków towarowych.
- Profil Zaufany – można założyć w bankowości elektronicznej w 5 minut.
- Adres do e-Doręczeń – nowy przedsiębiorca musi go wskazać już we wniosku CEIDG od 1 stycznia 2025.
Krok 2: rejestracja JDG w CEIDG
- Zaloguj się na Biznes.gov.pl, wybierz „Zarejestruj działalność gospodarczą” i wypełnij kreator.
- Ustal kody PKD 2025 – co najmniej jeden główny.
- Wpisz datę rozpoczęcia działalności (może być wsteczna do 7 dni).
- Wybierz formę opodatkowania: skala 12/32%, podatek liniowy 19% lub ryczałt 2 – 17%.
- Złóż wniosek CEIDG-1 – bezpłatnie, online lub w urzędzie.
Krok 3: rejestracja w ZUS i ulgi startowe
| Schemat | Okres | Składki społeczne | Składka zdrowotna (min.) | Łącznie miesięcznie | Warunki |
| Ulga na start | 6 mies. | 0 zł | 314.96 zł (75% MW) | 314.96 zł | Pierwsza działalność, brak B2B w ostatnich 60 mies. |
| Preferencyjny ZUS | 24 mies. | 442.90 zł | 314.96 zł | 757.86 zł | Po uldze na start lub bez niej |
| Mały ZUS Plus | 36 mies. | 1399.80–5203.80 zł podstawa | 314.96 + | Dochód ≤ 120,000 zł | |
Pełne składki społeczne po ulgach wynoszą 1,646.47 zł bez chorobowego lub 1,773.96 zł z chorobowym.
Krok 4: podatki i składka zdrowotna
Skala podatkowa (12/32%)
- PIT-36 co miesiąc lub kwartalnie.
- Składka zdrowotna 9% dochodu, min. 314.96 zł.
Podatek liniowy (19%)
- PIT-36L.
- Zdrowotna 4.9% dochodu, min. 314.96 zł.
Ryczałt ewidencjonowany
| Roczny przychód | Podstawa (9%) | Składka mies. 2025 |
| ≤ 60,000 zł | 5,129.51 zł | 461.66 zł |
| 60,000 – 300,000 zł | 8,549.18 zł | 769.43 zł |
| > 300,000 zł | 15,388.52 zł | 1,384.97 zł |
VAT
- Zwolnienie do 200,000 zł obrotu.
- Limit rośnie do 240,000 zł od 2026 r.
- Rejestracja VAT-R możliwa razem z CEIDG-1.
Krok 5: rachunek firmowy i „biała lista”
Wpis numeru rachunku do CEIDG automatycznie trafia na białą listę podatników VAT. Banki (np. Santander, mBank) oferują łączoną rejestrację firmy i konta w jednym wniosku.
Krok 6: obowiązkowe e-Doręczenia
- Adres do e-Doręczeń jest nadawany automatycznie po rejestracji CEIDG.
- Niewskazanie skrzynki grozi fikcją doręczenia pism urzędowych.
Krok 7: kasa fiskalna, KSeF i fakturowanie
- Limit obrotu bez kasy fiskalnej zależy od branży (np. 20,000 zł rocznie przy usługach).
- Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r.; warto wdrożyć go już teraz.
Krok 8: dotacje i finansowanie
| Źródło | Kwota maks. | Beneficjenci | Główne warunki |
| PUP dotacja | 48,969.72 zł (600% śr. wynagrodzenia) | Bezrobotni | Status PUP, brak odmów pracy w ostatnich 12 mies. |
| LGD grant | 150,00 zł | Mieszkańcy wsi | Projekt wpływający na rozwój lokalny |
| „Wsparcie w Starcie” pożyczka | do 120,000 zł | Osoby do 30 r.ż. | Wkład własny 5% |
Krok 9: RODO, BHP, branże regulowane
Niektóre kody PKD wymagają koncesji (np. ochrona, transport ADR). Przed uruchomieniem działalności sprawdź listę działalności regulowanej na Biznes.gov.pl.
Alternatywa: spółka z o.o. online (S24)
- Załóż konto w Portalu S24.
- Wygeneruj umowę spółki – wzorzec, bez notariusza.
- Opłać 250 zł wpis + 100 zł MSiG.
- Wnieś kapitał 5,000 zł – nie musi być na rachunku przed rejestracją.
- Spółka otrzyma NIP i REGON automatycznie w 24 – 48 h.
| Koszt wariantów rejestracji sp. z o.o. | S24 | Notariusz |
| Wpis do KRS | 250 zł | 500,00 zł |
| Ogłoszenie MSiG | 100 zł | 100 zł |
| Taksa notarialna | 0 zł | 600 – 1,200 zł |
| PCC (0.5%) | 25,00 zł | 25 zł |
| Razem min. | 375,00 zł | ok. 1,425 zł |
Najczęstsze błędy początkujących
- Zgłoszenie Małego ZUS Plus po 31 stycznia – utrata ulgi na rok.
- Rejestracja konta bankowego po pierwszej fakturze – ryzyko wykreślenia z białej listy.
- Niewskazanie e-Doręczeń – fikcja doręczenia i kary.
FAQ
Czy mogę prowadzić działalność bez rejestracji?
Tak, do miesięcznego przychodu 3,499.50 zł brutto.
Kiedy muszę zarejestrować się do VAT?
Po przekroczeniu 200,000 zł obrotu w danym roku.
Czy JDG można sprzedać?
Nie – sprzedaje się zorganizowaną część przedsiębiorstwa lub aportuje do spółki.
Krótkie podsumowanie
- Rejestracja JDG: online w CEIDG – 0 zł, potrzebny Profil Zaufany i adres e-Doręczeń.
- ZUS: pierwsze 6 mies. tylko zdrowotna 314.96 zł, pełne składki 1,646.47–1,773.96 zł.
- Podatki: wybór skala, liniowy 19% lub ryczałt 2 – 17%.
- VAT: zwolnienie do 200,000 zł obrotu.
- Dotacje: PUP do 48,969.72 zł, LGD do 150,000 zł.
- Cyfrowe obowiązki: e-Doręczenia od 1 I 2025, KSeF od 1 II 2026.
Dzięki temu przewodnikowi wiesz, jak bezpiecznie, legalnie i optymalnie podatkowo wystartować z własnym biznesem w 2025 r. w Polsce.
