Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) stają się standardem już nie tylko w największych firmach produkcyjnych czy korporacjach. Chętnie wykorzystują je także mniejsze podmioty, ponieważ najlepsze narzędzia pozwalają integrować procesy biznesowe, kontrolować koszty i zwiększać efektywność pracy. Warto jednak mieć świadomość tego, że źle przeprowadzone wdrożenie ERP może przynieść więcej szkody niż pożytku. Jakie są zatem najczęstsze błędy, które popełniają przedsiębiorstwa/ Poznaj je, aby uniknąć strat finansowych i frustracji swojego zespołu.
Błąd nr 1: Brak jasno określonych celów
Jednym z podstawowych potknięć jest wdrożenie systemu ERP „bo inni też wdrożyli”. Brak jasno sprecyzowanych oczekiwań sprawia, że ERP staje się narzędziem niedopasowanym do realnych potrzeb firmy. W efekcie zamiast ułatwiać pracę, komplikuje ją i generuje dodatkowe koszty. Cel należy postawić zatem na samym początku.
Przykład: firma produkcyjna zainwestowała w rozbudowany system ERP, ale nie ustaliła, czy priorytetem jest optymalizacja magazynu, czy wsparcie sprzedaży. W efekcie moduły zostały źle dobrane, a procesy wciąż wymagają ręcznych obejść.
Błąd nr 2: Niedoszacowanie budżetu
Pamiętaj, że system ERP to inwestycja nie tylko w software. To także koszty doradztwa, konfiguracji, integracji z innymi programami, a w przyszłości również i aktualizacji. Zbyt optymistyczne podejście do planowania budżetu kończy się tym, że projekt przeciąga się w nieskończoność, a firma musi wyłożyć dodatkowe pieniądze, często znacznie przekraczające wydolność finansową.
Warto wiedzieć, że nie uwzględnienie kosztów takich jak migracja danych czy rozszerzone licencje bywa błędem krytycznym i to właśnie dlatego dobry plan finansowy to fundament każdego wdrożenia ERP.
Błąd nr 3: Ignorowanie roli pracowników
System ERP ma przede wszystkim służyć ludziom, którzy będą z niego korzystać, a nie odwrotnie. Jeżeli firma nie wciągnie pracowników w proces wdrażania ERP, istnieje duże ryzyko, że narzędzie będzie traktowane jak „zło konieczne”. Brak komunikacji, konsultacji i uwzględnienia sugestii użytkowników prowadzi do oporu w zespole.
Źle przeprowadzone wdrożenie ERP może w praktyce okazać się przepalaniem budżetu. Niejednokrotnie okazuje się, że pracownicy nadal wykorzystują własne pliki Excel, a system działa tylko na papierze i ku zadowoleniu managerów.
Błąd nr 4: Zbyt skomplikowana konfiguracja
ERP niewątpliwie oferuje ogromne możliwości personalizacji, ale im bardziej skomplikowana konfiguracja, tym większe ryzyko, że system stanie się nieużyteczny dla codziennej pracy. Chęć wdrożenia wszystkich możliwych modułów naraz często kończy się paraliżem organizacyjnym – zamiast usprawnić procesy, spowalniamy je.
W wielu przypadkach lepiej postawić na stopniowe wdrażanie systemu – najpierw funkcje krytyczne, a dopiero potem kolejne rozszerzenia. Takie podejście minimalizuje koszty i zwiększa skuteczność adaptacji.
Błąd nr 5: Brak szkoleń i wsparcia po wdrożeniu
Najlepszy, najdroższy i najbardziej nowoczesny system ERP staje się bezużyteczny, jeśli pracownicy nie potrafią z niego korzystać. Brak inwestycji w szkolenia i support kończy się stratą czasu, błędami w systemie i spadkiem wydajności. Firmy często zakładają, że wdrożenie kończy się w dniu uruchomienia systemu. Tymczasem to dopiero początek – potrzebne są regularne szkolenia użytkowników oraz wsparcie konsultantów, którzy będą rozwiązywać bieżące problemy.
Jak uniknąć tych błędów i wdrożyć ERP z sukcesem?
Oczywiście najlepszą drogą do ostatecznego sukcesu jest dobre przygotowanie i realistyczny plan działania. Firma powinna jasno określić cele wdrożenia, przeznaczyć odpowiedni budżet i zaangażować pracowników już na etapie wyboru systemu. Warto również podejść do projektu etapowo – w system nie trzeba wdrażać wszystkich modułów na raz. Ponadto koniecznie trzeba zapewnić zespołowi szkolenia i realne wsparcie.
Dobrym rozwiązaniem może być także współpraca z zewnętrznymi ekspertami, którzy specjalizują się w kontrolingu wdrożeń ERP. Tacy doradcy – polecamy firmę Finker – pomagają nie tylko uniknąć typowych błędów, ale też dopasować system do specyfiki działalności i przyszłych planów rozwoju.
Najważniejsze punkty checklisty wdrożenia ERP
Checklista wdrożenia ERP obejmuje ważne etapy i działania, które pomagają zorganizować i przeprowadzić proces wdrożenia systemu ERP w firmie skutecznie i bez większych ryzyk.
- Utworzenie zespołu projektowego. Zaangażowanie przedstawicieli wszystkich działów korzystających z systemu oraz lidera projektu.
- Analiza obecnych procesów biznesowych. Identyfikacja mocnych i słabych stron, problemy do rozwiązania oraz potrzeby usprawnień.
- Planowanie projektu. Rozpisanie celów, zakresu, kamieni milowych, budżetu, harmonogramu oraz przypisanie ról i odpowiedzialności.
- Przygotowanie danych. Uporządkowanie, oczyszczenie i przygotowanie danych do migracji, zapewnienie ich kompletności i spójności.
- Wybór dostawcy ERP i narzędzi. Kryteria wyboru oparte na doświadczeniu, branży, ofercie systemowej i wsparciu wdrożeniowym.
- Szkolenia i komunikacja. Edukacja użytkowników o nowych procesach, funkcjonalnościach, oraz jasne komunikaty o nadchodzących zmianach.
- Testowanie systemu. Przeprowadzenie testów przed uruchomieniem, by wyeliminować błędy i dostosować rozwiązania.
- Monitoring i wsparcie po wdrożeniu. Stała kontrola działania systemu i szybkie reagowanie na problemy lub potrzeby adaptacji.
Checklista służy uporządkowaniu całego procesu oraz minimalizacji ryzyka niepowodzenia wdrożenia przez zdefiniowanie jasnych etapów i przypisanie odpowiedzialności na każdym etapie.
